Порядки

Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державного архіву
Чернівецької області
від 01.06.2022 №56

ПОРЯДОК
організації та проведення особистого прийому громадян у Державному архіві Чернівецької області

1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Державному архіві Чернівецької області (далі - Держархів області).

2. Основним завданням посадових осіб, які здійснюють прийом громадян, є:

- виконання положень Конституції України, Законів України "Про звернення громадян", "Про Національний архівний фонд і архівні установи", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування та інших нормативно-правових актів з питань реалізації громадянами конституційного права на звернення;

- встановлення належності питання, порушеного у зверненні, до компетенції архіву;

- надання необхідних консультацій, сприяння у вирішенні проблемних питань, з якими звертаються громадяни до Держархіву області відповідно до чинного законодавства.

3. Прийом громадян проводиться директором Держархіву області, його заступником у їх робочих кабінетах, завідувачем та працівниками сектору з організації роботи із зверненнями фізичних та юридичних осіб у кабінетах прийому громадян (кабінет №1) згідно із затвердженими графіками.

Особистий прийом громадян проводиться в день звернення заявника без попереднього запису.

4. Першочергово здійснюється прийом осіб з інвалідністю Другої світової війни та учасників бойових дій, Героїв Соціалістичної праці. Героїв Радянського Союзу. Героїв України, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня". Особлива увага приділяється вирішенню питань, з якими звертаються ветерани війни та праці, особи з інвалідністю, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім'ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

5. Інформація про порядок і графік проведення особистого прийому громадян керівництвом Держархіву області, працівниками сектору з організації роботи із зверненнями фізичних та юридичних осіб оприлюднюється на офіційному веб-сайті Держархіву області та розміщується на інформаційних стендах у фоє приміщень Держархіву області.

6. Реєстрацію громадян на прийом до керівництва архіву здійснює працівник відділу управління персоналом та організації архівної роботи у журналі особистого прийому громадян керівництвом Держархіву області, та забезпечує направлення звернення, що подане на особистому прийомі, безпосередньо тим виконавцям, до відання яких належить їх розгляд і вирішення.

7. Під час особистого прийому громадянин повинен пред'явити документ, що посвідчує його особу, з'ясовується прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи державних архівних установ він звертався і яке було прийняте рішення, вивчаючи документи, інші матеріали, що подаються громадянами для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозицій (зауважень). Не допускається з'ясовування відомостей про особу громадянина, що не стосується його звернення.

8. До участі у проведенні особистого прийому громадян керівництвом можуть запрошуватися працівники Держархіву області за рішенням керівників Держархіву області.

9. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви.

10. Працівники сектору з організації роботи із зверненнями фізичних та юридичних осіб:

- проводять особистий прийом громадян згідно із затвердженим графіком;

- згідно з відповідними резолюціями керівництва Держархіву області забезпечують розгляд звернень громадян та направлення виконавцям;

- ведуть електронний журнал прийому та розгляду звернень громадян, здійснюють облік звернень громадян на особистому прийомі;

- надають консультації у телефонному режимі з питань, з якими звертаються громадяни до Держархіву області;

- здійснюють систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян на особистому прийомі;

- контролюють дотримання графіків особистого прийому громадян.

11. Прийом громадян працівниками сектору з організації роботи із зверненнями фізичних та юридичних осіб проводиться у спеціально обладнаних кімнатах, де розміщені акти законодавства, зразки оформлення звернень, інформація щодо місцезнаходження архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад, трудових архівів, їх контактні телефони.

12. Під час особистого прийому працівниками сектору з організації роботи із зверненнями фізичних та юридичних осіб громадяни оформляють письмову заяву та /або отримують необхідні консультації. Усі звернення, що надходять під час прийому громадян, реєструються в журналі обліку прийому громадян, що включає в себе вимоги Класифікатора звернень громадян.

13. На заяві, поданій громадянином на особистому прийомі працівниками сектору з організації роботи із зверненнями фізичних та юридичних осіб працівник ставить власний підпис, проставляє дату прийому, вказує соціальний стан та категорію заявника.

14. Автоматизована реєстрація звернень та запитів здійснюється шляхом введення в персональний комп’ютер даних по окремим журналам: Журнал реєстрації запитів (електронна база даних) громадян України з питань наведення довідок, Журнал реєстрації запитів (електронна база даних) юридичних і фізичних осіб іноземних держав з питань наведення довідок, Журнал реєстрації запитів (електронна база даних) установ України з питань наведення довідок.

15. Звернення як на особистому прийомі у керівництва Держархіву області, так і на прийомі у працівників сектору з організації роботи із зверненнями фізичних та юридичних осіб може бути подано особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне). У зверненні мають бути вказані прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання громадянина та зміст питання, що розглядається. Письмове звернення має бути надруковане або написане від руки розбірливо і чітко, підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати.

16. Громадяни, визначені судом недієздатними, на прийом без участі їхніх законних представників не допускаються.

17. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних стосунках з цими громадянами.

18. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян керівництвом архіву та співробітниками сектору з організації роботи із зверненнями фізичних та юридичних осіб не допускається.

19. Повторний прийом громадянина з питання, яке вже розглядалося керівництвом та працівниками Держархіву області, проводиться у разі, коли питання, порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті. У разі повторного звернення громадянина вивчаються матеріали з порушеного питання, з’ясовуються причини, що його викликали, надаються необхідні роз’яснення та можлива допомога.

20. Подана громадянином на особистому прийомі письмова заява розглядається у порядку, встановленому законодавством для письмових звернень.

21. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

22. Відповідно до ст. 20 Закону України „Про звернення громадян” звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх реєстрації. Якщо в місячний термін вирішити питання неможливо, то керівництвом Держархіву області термін його вирішення може бути подовжений до 45 календарних днів з обов’язковим повідомленням заявника.

23. Відповідальним за контроль і ведення діловодства за зверненнями громадян визначено завідувача сектору з організації роботи із зверненнями фізичних та юридичних осіб, що зафіксовано в посадовій інструкції.

24. Завідувач сектору з організації роботи із зверненнями фізичних та юридичних осіб Держархіву області здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян, прийнятих на особистому прийомі у керівництва Держархіву області та звернень, що надійшли під час прийому працівниками сектору.

25. Стан роботи із зверненнями громадян двічі на рік розглядається на засіданнях колегії Державного архіву Чернівецької області.

26. Посадові особи Держархіву області несуть персональну відповідальність згідно з чинним законодавством за недотримання вимог Закону України "Про звернення громадян" та інших нормативно-правових актів щодо здійснення особистого прийому громадян і розгляду їх звернень.

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державного архіву
Чернівецької області
від 01.06.2022 №56

ПОРЯДОК
виконання запитів у Державному архіві Чернівецької області

І. Подання запитів до архіву

Запити юридичних/фізичних осіб можуть подаватися до архіву поштою, електронною поштою, факсом та на особистому прийомі. Запити від юридичних і фізичних осіб, що надходять поштою, електронною поштою, факсом та на особистому прийомі у керівництва, приймаються централізовано в приймальні, подаються на резолюцію директорові (або особі, що його заміщує), і реєструються у секторі з організації роботи із зверненнями фізичних та юридичних осіб (вул. Небесної Сотні, 20А). Особистий прийом громадян здійснюється як керівництвом архіву у своїх кабінетах у 1-му корпусі (вул. Небесної Сотні, 20А, тел. 57-36-77, 57-46-37), згідно графіку, так і завідувачем і працівниками сектору з організації роботи із зверненнями фізичних та юридичних осіб, у 1-му корпусі архіву (вул. Небесної Сотні, 20А, тел 53-11-70), у визначені прийомні дні (понеділок, середа з 8 до 17 год., перерва 12-12.45). Усі запити, що надійшли до архіву поштою, електронною поштою та на особистому прийомі, підлягають обов’язковому розгляду. У разі отримання запиту електронною поштою запит роздруковують, подають на резолюцію директорові (або особі, що його заміщує), та передають на реєстрацію у сектор з організації роботи із зверненнями фізичних та юридичних осіб на виконання. Запити на публічну інформацію приймаються і реєструються в канцелярії, після чого передаються виконавцю, згідно резолюції директора (або особи, що його заміщує). Про прийняття запиту до розгляду або вмотивовану відмову у розгляді інформують заявника:

- на запити електронною поштою заявник інформується електронною поштою після реєстрації запиту;

- на поштові запити заявник інформується поштою протягом місяця у разі необхідності продовження строку виконання запиту у зв‘язку із значним обсягом робіт.

ІІ. Види запитів

Архів виконує такі види запитів: соціально-правового характеру, майнові, тематичні і персональні (біографічні, генеалогічні). Вид запиту за його тематикою та метою використання визначається спеціалістом архіву. Соціально-правові запити – запити фізичної або юридичної особи, пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їхніх законних прав та інтересів, у тому числі пенсійне забезпечення та отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства та міжнародних зобов’язань України, що передбачають витребування інформації про:

• реєстрацію актів громадянського стану (актові записи про народження, шлюб, смерть, розлучення);

• національність;

• освіту;

• трудовий стаж і заробітну плату;

• нагородження державними нагородами, присудження почесних звань;

• перебування на окупованій території України у період Великої Вітчизняної війни;

• перебування у фашистських концтаборах, гетто та інших місцях примусового утримання в період війни;

• вивезення з тимчасово окупованої території до Німеччини в період Великої Вітчизняної війни;

• репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення виборчих прав і наступну реабілітацію.

Надання архівних довідок, копій або витягів на запити фізичних і юридичних осіб, необхідних для соціального захисту громадян, здійснюється архівом безоплатно. Майнові запити - це підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно - рішення виконкомів про: виділення земельних ділянок під будівництво об'єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень; надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд та ін. Тематичні запити - це надання інформації з певної проблематики, теми, події, факту за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати. Персональні запити – це біографічні, генеалогічні запити, що можуть стосуватися як самого заявника, так і інших осіб.

• Біографічний запит стосується інформації про перебіг життя та уточнення біографічних фактів фізичної особи.

• Генеалогічний запит має на меті надання інформації для встановлення родового та родинного зв’язку і має містити інформацію про двох або більше осіб, пов’язаних таким зв’язком, про історію сім’ї, роду.

Виконання тематичних, персональних (біографічних і генеалогічних) та майнових запитів архів здійснює як платну послугу (див. Перелік послуг Держархіву Чернівецької області, які надаються безоплатно та на умовах оплати). Фізична/юридична особа має право провести самостійний пошук за документами архіву у читальному залі. Надання архівних довідок, необхідних для соціального захисту громадян судам, правоохоронним органам, органам державного фінансового контролю, депутатам, органам виконавчої влади та місцевого самоврядування, а також юридичним і фізичним особам, які передали документи на зберігання, здійснюється безоплатно. Фізична/юридична особа, яка проводитиме самостійний пошук документів, що підтверджують родинні зв’язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних або генеалогічне дослідження, має надати архіву документи про згоду особи щодо проведення такого пошуку (заяву на адресу архіву про дозвіл на проведення генеалогічного пошуку другою особою та копію паспорту замовника) або засвідчене нотаріально доручення від замовника генеалогічного дослідження. У випадку виконання архівом значного обсягу робіт з виконання тематичних, персональних та майнових запитів, що передбачає виявлення документів, їх анотування, виготовлення копій, складання переліку, укладання інформаційного документа та інше, з юридичною особою архів укладає відповідний договір, в якому визначаються умови, форми і строки виконання запиту. Оплата послуг архіву здійснюється на договірних засадах відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством. Непрофільні запити. Запити, що не відповідають профілю Держархіву, впродовж 15 днів з дати їхньої реєстрації в архіві пересилаються за місцем зберігання витребуваних документів з письмовим інформуванням заявника або ж архів надає заявникові відповідні рекомендації письмово.

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Держархіву
Чернівецької області
від 21.02.2022 №20

ПОРЯДОК
користування документами Національного архівного фонду України, що
належать державі, територіальним громадам, у Державному архіві
Чернівецької області

І. Загальні положення

1. Державний архів Чернівецької області (далі - Держархів) надає документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), що належать державі, територіальним громадам, для користування; створює для цього необхідний загальнодоступний довідковий апарат; відповідно до наявних технічних можливостей забезпечує умови для віддаленого доступу до довідкового апарату і документів НАФ; видає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб; повідомляє про документи, у яких містяться відомості, що можуть бути використані органами державної влади і органами місцевого самоврядування та іншими зацікавленими сторонами; публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи; виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах НАФ.

2. Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам у Державному архіві Чернівецької області (далі - Порядок) встановлює основні вимоги щодо оформлення осіб для роботи в читальних залах Держархіву, організації доступу до документів НАФ загального користування, що належать державі або територіальним громадам, видавання цих документів у тимчасове користування, роботи з цими документами та їх копіювання, а також визначає права та обов’язки користувачів.

3. Дія цього Порядку поширюється на Держархів. Порядок користування документами НАФ, що належать іншим власникам, встановлюється власником або уповноваженою ним особою з урахуванням рекомендацій Державної архівної служби України.
4. Відвідування користувачами читальних залів Держархіву, ознайомлення з довідковим апаратом і надання фізичним або юридичним особам для користування документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, відповідно до встановлених у пункті 3 розділу II цього Порядку нормативів, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюються безоплатно.

5. Платні послуги користувачам надаються згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 року № 639 (зі змінами) та Наказом Державного архіву Чернівецької області від 03.08.2006 № 32 «Про затвердження цін на роботи (послуги), які надаються Державним архівом Чернівецької області», зареєстровано в Чернівецькому обласному управлінні юстиції 16.08.2006 № 43/1822.

6. Графік роботи читальних залів Держархіву:
понеділок-четвер: 8:00 – 12:00, 13:00 – 17:00
п'ятниця: 8:00 – 12:00, 13:00 – 15:45
Остання робоча п'ятниця місяця – санітарний день.

7. Адреси читальних залів Держархіву:
вул. Небесної Сотні, 20-А (корпус № 1), тел. +38 (03722) 3 11 70;
пров. Текстильників, 1 (корпус № 2), тел. +38 (0372) 545 001.

II. Організація роботи користувачів у читальних залах Держархіву, їхні права та обов’язки

1. Держархів надає користувачам відповідно до їхніх замовлень документи НАФ (справи, кіно-, фоно-, відеодокументи), довідковий апарат (довідники, путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки тощо), а за необхідності й згоди керівництва архіву - облікові документи ( справи фондів, реєстри описів фондів). Користувачі можуть користуватися виданнями, що зберігаються в науково-довідковій бібліотеці Держархіву.

2. Документи НАФ надаються на підставі форми замовлення на видавання справ (додаток 1), що подається користувачем особисто або поштою, зокрема електронною.

3. Користувачеві видається щоденно не більше 5 томів описів, 10 бюксів мікрокопій, однієї тисячі аркушів архівних справ (але загалом не більше 10 справ), 20 одиниць кінодокументів, а також звукозаписів, що за загальним обсягом не перевищують трьох годин звучання, та відеодокументів, що за загальним обсягом не перевищують чотирьох годин екранного часу.

4.Справи та документи, на які в архіві існує фонд користування, видаються до читальних залів архіву лише в копіях. Оригінали унікальних документів заборонено видавати до читального залу архіву. За наявності фонду користування оригінали унікальних документів та оригінали документів НАФ з метою забезпечення їх збереженості видаються до читального залу архіву з дозволу керівництва Держархіву лише для спеціального дослідження, що потребує вивчення матеріалу носія інформації, зовнішніх ознак документа тощо.

5. Працівники архівосховища зобов’язані здійснювати поаркушне перевіряння одиниць зберігання та справ перед їх видаванням користувачеві, а працівники читального залу - після їх повернення користувачем, що фіксується у формі замовлення на видавання справ (додаток 1). На вимогу користувача перевірка повернутих документів має здійснюватися в його присутності.

6.Замовлені користувачем документи НАФ в читальному залі зберігаються в спеціальних шафах, доступ до яких мають лише працівники читального залу. У разі якщо документ (одиницю зберігання) одночасно замовили кілька користувачів, порядок користування ним визначається відповідальним працівником читального залу в порядку черговості.

7. Описи, інші нетиражовані архівні довідники видаються користувачам на строк до 5 робочих днів, копії та видання - до одного місяця, оригінали документів НАФ - до 10 робочих днів.Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища. Подальше продовження строків здійснюється за погодженням з керівництвом архіву на підставі мотивованої письмової заяви користувача.

8. Якщо користувач не звертається за замовленими документами, то їх повертають до архівосховища після закінчення строку, зазначеного в пункті 8 цього розділу; у разі повторного звернення користувача за цими ж документами, їх повторне видавання до читального залу здійснюється не раніше, ніж за 3 місяці.

9. Друковані видання, примірники описів, що зберігаються безпосередньо в читальних залах архіву, видаються користувачам у день замовлення.Строк видавання інших описів, справ, документів не повинен перевищувати двох робочих днів від часу оформлення замовлення, без урахування дня замовлення.

10. Підставою для відмови в доступі користувача до інформації, що міститься в документах НАФ, є наявність у них конфіденційної, таємної та службової інформації.

11. Підставою для відстрочки доступу користувачам до документів НАФ є:

1) установлення фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником особливих умов доступу до документів особового походження;
2) перебування в незадовільному стані, проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхових копій, перевіряння наявності документів. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року з дня замовлення;
3) перебування документів у тимчасовому користуванні за межами архіву.

12. У виняткових випадках, зазначених у пунктах 10, 11 цього розділу, на підставі мотивованої письмової заяви користувача нетривале в часі ознайомлення з конкретною інформацію, що міститься в документах, здійснюється за погодженням з керівництвом архіву в присутності завідувача читального залу.

13.Користувачі документів НАФ мають право:

1) користуватися в читальному залі архіву копіями документів з фондів користування, а у разі їх відсутності - оригіналами, якщо доступ до них не обмежено на підставах, визначених законом, а також відповідно до закону користуватися документами обмеженого доступу;
2) отримувати від архіву довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежено на підставах, визначених законом;
3) отримувати за письмовою згодою керівництва архіву документи або їх копії в тимчасове користування за межами архіву;
4) отримувати в працівників архіву консультації про зміст і місцезнаходження документів, зокрема щодо документів, які зберігаються в інших архівах;
5) виготовляти, у тому числі за допомогою технічних засобів (сканер, фотоапарат), або отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторських та суміжних прав, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівом. З дозволу керівництва Держархіву, у виняткових випадках, користувачу може бути дозволено копіювання (фотокопіювання без спалаху або сканування технічним засобом користувача) документів, створених до 1940 року. Надання користувачам архівних справ з метою виготовлення копій документів за допомогою технічних засобів визначається в кожному конкретному випадку керівництвом Держархіву як платна послуга.
6) публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ з обов’язковим посиланням на місце їх зберігання і з дотриманням умов, передбачених законодавством;
7) користуватися за погодженням з керівництвом Держархіву технічними засобами, що полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, портативний комп’ютер, диктофон), за умови, що вони не завдають шкоди документам НАФ і не заважають іншим користувачам; 8) користуватися за погодженням з керівництвом архіву послугами перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, яких оформлюють як окремих користувачів;
9) оскаржувати в порядку підлеглості або в судовому порядку дії посадових осіб архіву, що перешкоджають реалізації законних прав користувачів;
10) вносити керівництву архіву пропозиції щодо поліпшення організації діяльності архіву та умов роботи з документами НАФ; Особи з обмеженими фізичними можливостями мають право безоплатно отримувати додаткові послуги, спрямовані на забезпечення користування документами НАФ, відповідно до Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 8 квітня 2013 року № 656/5 «Про затвердження Правил роботи архівних установ України», зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116.

14. Обов’язки користувачів документів НАФ:

1) вчасно інформувати працівників архіву в разі зміни анкетних даних під час роботи в архіві чи користування документами НАФ поза архівом;
2) дотримуватися встановленого порядку користування документами НАФ, зокрема своєчасно виконувати законні вимоги працівників архіву, запобігати пошкодженню документів, не виносити їх із читального залу, не передавати іншим особам, які не несуть відповідальності за їх зберігання, не робити в них позначок та підкреслювань, не писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах; не заносити до архіву сторонніх архівних документів у будь-якому вигляді (їх копій) та видань без дозволу керівництва архіву; під час роботи з кіно-, відео-, фото-, фонодокументами, електронними документами та мікрокопіями дотримуватися вимог поводження з цими документами та апаратурою;
3) забезпечувати збереженість і вчасне повернення документів НАФ, довідкового апарату, видань, наданих їм у користування, негайно інформувати працівників читального залу (керівництво архіву) про виявлені випадки пошкодження чи недостачі документів;
4) заповнювати форми аркушів користування архівними документами (додаток 2).
5) дотримуватися умов організації копіювання документів НАФ власними технічними засобами користувачів, встановлених центральним органом виконавчої влади, який забезпечує реалізацію державної політики у сфері архівної справи;
6) не допускати перекручень або фальсифікацій використаних відомостей, що містяться в документах НАФ, а також порушень права інтелектуальної власності, розголошень персональних даних та іншої інформації, що охороняється законом;
7) надавати Держархіву бібліографічну інформацію про видання, у яких використано інформацію архівних документів;
8) підтверджувати родинні зв’язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних, за умови згоди суб’єкта персональних даних та з метою підтвердження своїх законних прав та інтересів, надавати засвідчені нотаріально доручення від замовників генеалогічних досліджень;
9) не використовувати з комерційною метою відомості, що містяться в документах НАФ, без укладання відповідного договору з архівом.

ІІІ. Оформлення осіб для користування документами НАФ у читальних залах Держархіву

1. Особи, які мають намір користуватися документами НАФ у читальних залах Держархіву, подають документ, що посвідчує особу, ознайомлюються з цим Порядком і заповнюють заяву користувача (додаток 3).
Своїм підписом у заяві вони засвідчують факт ознайомлення з цим Порядком та зобов’язання його виконувати. Заяву користувач може надіслати поштою, зокрема електронною.
Обов’язковим елементом заяви є згода користувача надати свої персональні дані для оброблення та внесення до бази даних користувачів читальним залом, доступ до якої третіх осіб здійснюватиметься відповідно до вимог законодавства у сфері доступу до персональних даних

2. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів НАФ і мають такі самі обов’язки щодо користування ними, як і громадяни України.

3. Особи, які мають намір користуватися документами, щодо яких юридичні і фізичні особи, котрі передали зазначені документи на зберігання, встановили певні обмеження доступу, додатково подають відповідний лист-доручення або лист-згоду від фондоутворювачів або їх правонаступників. Особи, які провадять наукову роботу згідно з планами наукових установ або виконують службові завдання, разом із заявою подають документ, що підтверджує їхні повноваження представляти користувача - юридичну особу.
Порядок оформлення доступу до документів, які містять конфіденційну, таємну та службову інформацію, визначається відповідним законодавством.

4. Керівник архіву перевіряє повноту і правильність наведення в заяві обов’язкових відомостей про користувача, наявність у нього повноважень представляти юридичну особу або належно оформленого права працювати з документами, доступ до яких обмежено відповідно до законодавства, і з відповідною резолюцією передає заяву до читального залу. Користувач має право на роботу в читальному залі один рік від часу оформлення, у разі необхідності строк роботи над даною темою продовжується. При обранні нової теми роботи користувач оформлює нову заяву.

5. На підставі документа, що посвідчує особу, та згідно з резолюцією керівника архіву на заяві користувача завідувач читального залу або особа, яка виконує його обов’язки, видає користувачеві перепустку до читального залу архіву.

6. Завідувач читального залу формує на кожного користувача справу, до якої входять його заява, замовлення користувача на видавання конкретних документів НАФ, заяви щодо продовження строків користування документами, копії відмов у доступі до документів та інші документи, що стосуються користування документами НАФ.

7. У разі використання інформації, що міститься в документах НАФ, або їх копіювання з комерційною метою архів укладає з користувачем або з особою, яку він представляє, договір.

8. Керівництво архіву (або, за його поданням, керівництво Державної архівної служби України) має право припинити або обмежити доступ до документів НАФ особі, яка грубо порушила цей Порядок (у разі псування, знищення, підроблення, розкрадання документів НАФ або свідомого перекручення чи фальсифікації відомостей, що містяться в документах, порушення з вини користувача строків повернення документів, наданих у тимчасове користування за межами архіву), незалежно від того, в якому архіві вчинено це порушення. Про відмову (обмеження) в доступі до документів НАФ користувачеві повідомляється письмово із зазначенням підстав відмови.

ІV. Видавання документів НАФ працівникам архіву та в тимчасове користування за межами архіву

1. Документи НАФ видаються працівникам архіву на їхні робочі місця для виконання службових завдань.Працівники архіву, які отримують документи НАФ у користування на робочих місцях, повинні виконувати обов’язки, зазначені в пункті 15 розділу II цього Порядку.

2. З огляду на особливості використання документованої інформації (експонування на виставках, богослужіння, підготовка факсимільних видань, здійснення порівняльного джерелознавчого аналізу, судово-слідчі дії, інтенсивне термінове використання великого обсягу інформації з конкретною виробничою метою тощо) оригінали документів НАФ видаються в тимчасове користування за межами архіву на строк відповідно до вимог пункту 5 цього розділу. Унікальні документи НАФ у тимчасове користування за межами архіву не видаються.

3. В офіційному запиті на адресу керівництва архіву користувач обґрунтовує необхідність надання документів НАФ у тимчасове користування, зазначає строк, на який бажано передати документи, а також гарантує забезпечення збереженості документів, проведення їх страхування та вчасне повернення документів. Для прийняття рішення щодо можливості надання документів у користування за межами архіву керівництво архіву організовує перевірку працівниками архіву умов забезпечення збереженості документів у майбутнього користувача.Рішення щодо надання документів НАФ в тимчасове користування приймається керівництвом архіву впродовж місяця з дня реєстрації офіційного запиту користувача.

4. У разі згоди керівництва архіву на надання документів НАФ в тимчасове користування за межі архіву укладається договір архіву з користувачем. Видавання документів оформлюється актом видавання справ у тимчасове користування, зразок якого наведено в додатку 4 до цього Порядку.

5. Документи НАФ видаються для користування поза архівом на строк, що не перевищує одного місяця. Релігійним організаціям документи богослужбового характеру (предмети культу) видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує одного року, за умови проведення їх грошової оцінки, а також страхування одержувачем.

6. Продовження встановлених строків перебування документів НАФ в користуванні за межами архіву допускається з дозволу керівництва архіву лише на підставі письмового звернення користувача з поясненням причин необхідності продовження користування виданими документами та перевірки працівниками архіву за дорученням керівництва архіву їх наявності і дотримання нормативних умов зберігання.

7. Архів має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межами архіву.

V. Організація копіювання документів на замовлення користувача

1. На замовлення користувачів і відповідно до технічних можливостей та стану документів Держархів виготовляє ксерокопії та цифрові копії документів, які зберігаються в його фондах.

2. Замовлення на копіювання документів НАФ оформлюється користувачем на бланку згідно зі зразком, наведеним у додатку 5 до цього Порядку, і передається відповідальному працівникові читального залу.

3. Копіювання архівом документів здійснюється після оплати користувачем вартості замовлення.

4. Копіювання документів особових фондів та фондів, для яких за розпорядженням фондоутворювача або власника встановлено особливі умови користування, проводиться відповідно до умов, установлених ними з урахуванням рекомендацій Державної архівної служби України.

5. Строки та спосіб виготовлення копій визначаються керівництвом архіву за погодженням із замовником з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану документів НАФ, але не можуть перевищувати одного місяця.

6. Копіювання фондів, колекцій у повному обсязі здійснюється лише з дозволу керівництва архіву.

7. Якщо користувач замовляє копії унікальних документів НАФ за наявності їх мікрокопій або цифрових копій, то вони виготовляються лише з цих копій.Не приймаються замовлення на копіювання документів НАФ у незадовільному стані або якщо копіювання наявними копіювальними засобами може спричинити погіршення стану документів. Не приймаються замовлення на ксерокопіювання документів НАФ, створених до 1940 року.

8. Копії документів НАФ, виготовлені на замовлення користувачів, видаються їм або їхнім повноважним представникам в архіві або надсилаються за вказаною адресою користувача, зазначеною в заяві користувача (додаток 3) або в замовленні на копіювання документів (додаток 5).
Фізична особа зазначає адресу постійного, переважного або тимчасового місця проживання, юридична особа - фактичне місце ведення діяльності чи розташування офіса, з якого проводиться щоденне керування діяльністю юридичної особи (де переважно знаходиться керівництво) і здійснення управління та обліку. Поштові витрати відносять на рахунок замовників.

9. Винесення з архіву копій документів НАФ, виготовлених користувачем або на його замовлення, оформлюється спеціальною перепусткою за підписом керівництва архіву.